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从优秀到卓越--高阶秘书、助理的养成之道

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从优秀到卓越--高阶秘书、助理的养成之道

课程内容

课程时长:

12小时,两天

授课老师:

舒薇

课程概述及目标:
    在高度竞争的市场环境下,企业决策层作为经营的指挥系统,他们所配备行政文秘、助理,不仅是敬业的、有责任心的,还应该是专业的、高效率的、有管理素养的职业化团队,这是每一个组织精准的执行指令、快捷的反馈信息、辅佐管理层提高决策效率的必要条件。
在经历转型的现代企业中,传统秘书的角色会逐渐消失,企业需要的是在繁琐的事务性工作中,能够摆脱被动局面,主动掌握工作节奏,从容应对突发问题,有效协调各方资源的管理型人才,在必要的情形下,可以成为决策者的守门人。本课程特别为企业的高阶秘书、助理或者有志于在行政管理领域有所作为的骨干而设计。
课程讲师以其丰富的管理经历,用新的视角诠释秘书工作,帮助学员拓宽职场视野,从而提升在组织中的影响力;所提供的科学的管理方法和工具,加强了课程实用性和操作性,其课程效果在业界素有口碑,并树立了良好的品牌效应。
培训对象:总裁高级秘书、董事会秘书、总裁办主任、办公室高级秘书、行政助理、行政管理骨干等。
培训方式:课程讲授、案例分析、角色扮演、工具展示及制作、小组讨论等

第一单元 现代企业秘书的职业化的之路
(一)现代企业秘书的绩效价值
1、协调的功能
2、优化的功能
3、执行的功能
4、服务的功能
(二) AMA对职业秘书角色的标准
1、良好的工作统筹和策划能力
2、高效地协调资源的能力
3、良好的危机管理和表达能力
4、能代替上级主持日常工作
(三)秘书工作的困扰及其应对
1、工作内容和效果的无形性
   2、任务的被动性和突发性
(四)审视自己存在的价值
   1、我凭什么是不可或缺的
2、我做什么可以令老板更出色
阶段目标
帮助学员转变观念,用全新的角度审视秘书工作,拓宽工作事业;

第二单元 高效的会议管理和决议跟进
会议筹划与管理
1、会议的筹划与准备
    根据企业会议类型管理会议
    各类会议的筹划要点
    会议席位的礼宾次序
    为效果服务的几种会场模式
     2、公司例会效果的管理与控制
    摩氏会议效果评鉴法
    科学的会议纪要模板
3、会议室的高效管理与使用
阶段目标
掌握科学的会议筹划方法,保证的会议有序、有效,会议决议得以落实。

第三单元 有效的对上沟通与工作协调
(一)高度同步-准确地执行任务
1、承接任务三步骤
    了解目的,把握需求
    量化标准,不要想当然
    寻找资源,确保万无一失 
2、工作汇报四原则
    简洁清晰
    逻辑严谨
    重点突出
    注重关联
3、    接受指令五步法
    引导上级的正确思路
    提高建议的采信率
    适应不同上级的行为风格
(一)    配合默契—辅佐上级做正确的决策
1、结构化的思维
    令自己:思考更清晰,表达更准确
    令上级:聚焦关键问题,清晰传达指令
2、    做决策者的守门人
    了解意图,不轻易质疑上级的决定
    围绕目的,帮助上级分析问题
    结果出发,给出自己的考虑和建议
(二)    严恪操守 — 获得上级的敬重和信任
1、把握权力关系,不参与办公室政治
2、在微妙的人际关系中,做正确的事
3、注重个人品德修炼,自尊而独立
4、控制自我意识,谦和而豁达,
5、理顺汇报关系,不越苞代俎
6、做好自我管理,规避职业风险
阶段目标
提升个人的管理素养和综合能力,与上级高效互动,获取职业发展的资源。

第四单元 高效能的时间与工作计划管理
(一)    自我控制 --高效地管理自己的时间
1、优先矩阵法
    各个象限事项性质分析
    检讨个人的工作惯性
2、重要的少数分析法
    重要的事项持之以恒地坚持
    紧急的琐事干扰要减至最低
2、    平衡事项法
    做好预警,从容面对突发问题
    盯紧目标,关键事项提前处理
合并同类项,琐事集中的处理
(二)关键事件提醒--帮助上级用好他的时间
1、清晰地跟踪上级的工作目标
2、做好计划,使上级时间受控
3、有效运用计划管理工具
阶段目标
帮助老板达成管理目标,也避免自己陷于事务迷失方向。

第五单元 高端商务接待与拜访礼仪
(一)商务接待与拜访礼仪
1、高端商务接待与拜访的准备
2、如何陪同老板出席重要的商务场合
3、引导、引见与介绍的礼仪
4、握手与名片的礼仪
5、接待座次的礼宾次序
6、乘车席位的礼宾次序
7、商务用餐的礼宾次序
(二)政务礼仪接待礼仪
1、官本位—礼宾次序的基本原则
2、低调—接待环境和标准的把控
3、跨界接待的基本原则
(三)涉外接待礼仪
1、信守约定,依约而行
2、热情有度、不必过谦
3、尊重隐私、女士优先
4、西餐礼仪
阶段目标
掌握各种接待场合的接待要领,体现企业形象。

第六单元 个人魅力与商务形象的管理
(一)职业化的商务形象
1、庄重保守的着装原则
2、符合公众审美标准
3、符合身份,不抢风头
4、女士:注重整体的视觉效果
5、男士:注重服饰和配饰的细节
(二)    高端商务接待的服饰搭配要领
1、职业正装的穿着要领
2、职业便装的场合及搭配
3、商务晚装、发饰与配饰
4、个人商务用品清单
阶段目标
用专业化的眼光和搭配,展职业魅力,为自己加分

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